일본 거래처와의 온라인 회의 5분 전, 메모장에는 단어가 빽빽한데 입은 굳어 버립니다. 상대가 “何かご意見はありますか”라고 묻는 순간, 분명 아는 문장인데도 뇌 정지. 회의가 끝난 뒤에야 “그 말 할걸…” 하며 이불킥하게 되죠. 일본어 회의 발언 준비법의 핵심은 어려운 표현을 많이 외우는 데 있지 않습니다. 내가 꼭 해야 할 말을 짧고 분명하게, 실제 입으로 여러 번 꺼내 보는 것입니다.
문법책을 펼쳐 놓고 완벽한 문장을 만들려 하면 회의 전날부터 지칩니다. 하지만 일본어 회의는 시험이 아닙니다. 상대가 듣고 바로 판단하거나 다음 행동을 할 수 있게 말하는 자리입니다. 특히 일본 기업과의 미팅은 내용만큼이나 조심스럽고 협조적인 전달 방식이 중요합니다. 너무 길게 설명하기보다 결론을 먼저 말하고, 이유를 한두 문장 보태는 편이 훨씬 자연스럽습니다.
회의에서 말문이 막히는 진짜 이유
“일본어 단어는 꽤 아는데 왜 회의에서는 한마디도 못 하지?”라는 고민, 의지 부족이 아닙니다. 혼자 공부할 때는 단어를 보고 뜻을 떠올리는 연습을 합니다. 반면 회의에서는 상대의 말을 듣고, 의도를 판단하고, 적절한 높임말을 고르고, 내 의견을 바로 소리 내야 합니다. 처리해야 할 일이 한꺼번에 몰리니 외국인 울렁증이 생기는 게 당연합니다.
또 하나는 준비 방식의 문제입니다. 많은 분이 예상 질문 20개를 번역하고 문법적으로 긴 답변을 통째로 외웁니다. 그런데 실제 회의는 순서가 바뀌고, 예상 밖의 숫자나 일정이 등장하고, 상대의 말투도 교재와 다릅니다. 통암기는 한 문장만 잊어도 뒤가 무너질 가능성이 큽니다.
그래서 준비의 목표를 “완벽한 일본어”가 아니라 “회의 흐름을 놓치지 않고 한 번 이상 기여하기”로 바꿔 보세요. 첫 회의에서 긴 제안을 하지 못해도 괜찮습니다. 질문 하나, 확인 하나, 동의 한마디도 분명한 발언입니다. 그 작은 성공이 다음 회의의 발언량을 늘립니다.
일본어 회의 발언 준비법은 안건 3개부터 시작합니다
회의 자료를 받았다면 처음부터 끝까지 번역하지 마세요. 대신 안건별로 아래 세 가지만 적습니다. 내가 전달할 결론, 그 결론의 근거, 상대에게 확인할 질문입니다. 이 세 줄이면 회의 중 자료를 놓쳐도 다시 돌아올 기준점이 생깁니다.
예를 들어 납기 조정 회의라면 결론은 “현재 일정은 어렵다”, 근거는 “검수 시간이 추가로 필요하다”, 질문은 “우선순위를 조정할 수 있는가”가 됩니다. 이를 일본어로 길게 포장하기보다 짧은 블록으로 만드세요.
> 結論から申し上げますと、現在のスケジュールでは難しいと考えております。 > 確認作業にもう少し時間が必要です。 > 優先順位を調整することは可能でしょうか。
이 정도면 충분히 비즈니스다운 전달이 됩니다. 처음부터 고급 경어를 과하게 넣으면 오히려 발음과 속도에 신경 쓰느라 핵심이 흐려질 수 있습니다. 상대 회사의 분위기가 매우 격식 있거나 임원급 회의라면 표현을 더 정중하게 다듬어야 합니다. 반대로 이미 자주 협업하는 실무자끼리의 회의라면 지나치게 딱딱한 말보다 또렷한 일정과 요청 사항이 더 중요할 때도 있습니다.
발언은 ‘결론-이유-요청’ 순서로 만드세요
회의에서 가장 쓰기 좋은 구조는 간단합니다. 먼저 의견을 밝히고, 이유를 말하고, 상대가 해 줄 행동을 요청합니다. 머릿속에서 한국어 문장을 길게 만든 후 번역하려 하지 말고, 이 순서를 일본어 뼈대로 익히는 것이 좋습니다.
“저희는 A안을 제안드립니다”는 「弊社としては、A案を提案したいと考えております」라고 말할 수 있습니다. 이어서 「理由は二点あります」로 이유의 개수를 예고하면 듣는 사람도 편합니다. 마지막에는 「ご検討いただけますでしょうか」 또는 「ご意見をいただけますと幸いです」로 공을 상대에게 넘기면 됩니다.
이 구조의 장점은 중간에 단어가 생각나지 않아도 복구하기 쉽다는 점입니다. 이유를 두 개 말하려다가 하나만 떠오르면 “まず一点目ですが”로 시작한 뒤 한 가지만 말해도 됩니다. 완벽하게 준비한 대본보다, 멈췄을 때 다시 이어 갈 수 있는 구조가 실전에서는 더 강합니다.
외워 두면 회의가 편해지는 연결 표현
회의 발언은 멋진 단어보다 연결 표현이 살립니다. 아래 표현은 의견을 시작하고, 확인하고, 시간을 벌 때 특히 유용합니다.
- 「私の理解では」 – 제 이해로는요.
- 「一点、確認させてください」 – 한 가지 확인하게 해 주세요.
- 「補足いたしますと」 – 덧붙이자면요.
- 「現時点では」 – 현시점에서는요.
- 「少し持ち帰って確認してもよろしいでしょうか」 – 내부적으로 확인 후 답변드려도 될까요?
- 「認識に相違がないか、ご確認いただけますか」 – 인식 차이가 없는지 확인해 주실 수 있을까요?
특히 모르는 질문을 받았을 때 침묵하지 않는 연습이 중요합니다. 답을 바로 못 하는 것은 실수가 아닙니다. 확인 없이 성급하게 답하는 편이 오히려 위험합니다. “확인 후 언제까지 회신하겠다”를 말할 수 있으면 신뢰를 지킬 수 있습니다.
「その点につきましては、社内で確認いたします。明日中に回答いたします」처럼 답변 시점을 붙여 보세요. 단, 실제로 지킬 수 있는 기한만 말해야 합니다. 일본 비즈니스에서는 애매한 긍정보다 정확한 진행 상황 공유가 더 좋은 평가를 받는 경우가 많습니다.
회의 시작 15분 전, 이 루틴만 해보세요
회의 직전에는 새로운 단어를 외우지 마세요. 불안을 키우기 쉽습니다. 대신 자료를 보며 내 발언 위치를 표시하고, 첫 문장과 마지막 문장만 소리 내어 말해 보세요. 시작 문장이 열리면 중간 내용은 메모를 보며 이어 갈 수 있고, 마무리 문장이 있으면 발언이 흐지부지 끝나지 않습니다.
첫 문장은 이렇게 단순해도 됩니다. 「では、弊社からご説明いたします」, 「この点について、意見を申し上げます」 정도면 충분합니다. 발언을 마친 뒤에는 「以上です」보다 「ご質問があればお願いいたします」라고 덧붙여 보세요. 자신이 준비한 내용을 전달했다는 인상을 줄 수 있습니다.
그리고 반드시 숫자, 날짜, 고유명사는 한 번 더 읽어 보세요. 제품명, 버전, 납기일, 금액은 회의에서 가장 자주 다시 확인되는 정보입니다. 일본어 발음이 불안하다면 가타카나만 보고 넘기지 말고, 실제 발음으로 두세 번 말해 보세요. 숫자를 틀리면 내용 전체가 흔들릴 수 있으니 이 부분은 꼼꼼할수록 좋습니다.
듣다가 놓쳤을 때는 ‘아는 척’하지 마세요
상대가 빠르게 말했거나 전화 음질이 좋지 않아 들리지 않을 수 있습니다. 그때 고개만 끄덕이고 넘어가면 이후 논의가 더 꼬입니다. 정중하게 다시 물어보는 것은 실력이 부족하다는 표시가 아니라, 정확하게 일하려는 태도입니다.
「申し訳ありません、もう一度お願いできますでしょうか」는 가장 기본적인 재확인 표현입니다. 숫자나 일정만 확인하고 싶다면 「納期について、もう一度確認させてください」처럼 범위를 좁히세요. 조금 천천히 말해 달라고 할 때는 「恐れ入りますが、少しゆっくりお話しいただけますか」라고 하면 됩니다.
회의 후에는 3분만 투자해 오늘 쓴 표현과 막힌 지점을 적어 두세요. “의견을 묻는 질문에 대답이 늦었다”, “일정을 확인할 때 숫자가 꼬였다”처럼 장면 단위로 기록해야 다음 연습이 정확해집니다. 단어장을 무작정 늘리는 것보다, 내 실제 업무 장면을 반복하는 편이 훨씬 빨리 입에 붙습니다.
혼자 읽는 연습을 넘어, 답변을 주고받아야 합니다
일본어 회의 발언은 대본 낭독만으로 완성되지 않습니다. 누군가가 예상 밖 질문을 던졌을 때도 내 말로 다시 답하는 연습이 필요합니다. 특히 한국어로는 자연스럽게 말하던 의견을 일본어로 짧게 정리하는 경험이 쌓여야, 실제 회의에서 번역기만 바라보는 상황을 줄일 수 있습니다.
그래서 말하기 환경이 중요합니다. 혼자 열심히 공부하다가 3개월 만에 멈췄다면, 당신이 게을러서가 아니라 말을 꺼낼 상대와 반복할 자리가 부족했을 가능성이 큽니다. 부평일본어회화처럼 레벨에 맞는 사람들과 역할극을 해 보고, “왜 일정이 지연됐나요?”, “대안을 제안해 주세요” 같은 질문을 주고받아 보세요. 틀린 문장을 바로 다듬고 다시 말하는 과정에서 회의 일본어는 내 것이 됩니다.
컬컴 부평일본어점도 16단계 레벨 진단을 바탕으로 100% 말하기 중심 스터디를 운영합니다. 왕초보든 일본 거래처와 미팅을 앞둔 직장인이든, 내 수준보다 어려운 자리에서 혼자 얼어붙지 않도록 맞는 단계에서 말할 기회를 만드는 방식입니다. 200인치가 넘는 대형 화면으로 실제 시청각 자료를 보고, 카페형 자습 공간에서 발언을 리허설하는 것도 꽤 현실적인 준비가 됩니다.
다음 일본어 회의에서 목표를 거창하게 잡지 마세요. “질문 하나는 꼭 한다”, “내 의견을 결론부터 한 번 말한다”면 충분합니다. 회의가 끝난 뒤 완벽한 일본어보다, 내가 실제로 한 번 말해 봤다는 경험이 남게 해보세요. 그 한마디가 쌓이면 일본어 회의는 더 이상 피하고 싶은 일정이 아니라, 내 일을 더 정확히 전달하는 시간이 됩니다.